Os profissionais de TI recusam o antigo papel de simples entregadores de soluções, para assumir a função de gestores da vontade suprema dos usuários. Mas a boa vontade esbarra num grande problema: a segurança dos sistemas nos ambientes de cooperação – conceito que, sobretudo nos meios universitários e científicos pressupõe liberdade sem limite. A mesma da Internet. Mas colocar no mesmo pacote cooperação em liberdade total e segurança, para a tecnologia, será, tão-somente, mais um desafio. Vencê-lo é só uma questão de tempo.

IH — Como tem sido a experiência de vocês na criação e na gestão dos ambientes de colaboração nas empresas e órgãos públicos de São Paulo?
OLEG — A Cetesb é uma empresa muito peculiar. Responde, em parceria com a Polícia Ambiental, por tudo aquilo que diz respeito a meio ambiente, em termos de licenciamento e fiscalização. Essa complexidade faz com que a gente não encontre software de mercado que a atenda, nem aqui nem lá fora. Assim, estamos sempre buscando alguma colaboração, para desenvolver. No ano passado, treinamos usuários de UML (Unified Modeling Language, uma linguagem não proprietária de desenvolvimento de sistemas), para que pudessem ter maior interação com o pessoal de TI. A solução foi o que chamamos de um portal de ideias, para comportar a documentação e os assuntos tratados, mas que hoje é utilizado pela empresa toda. Todos podem postar no portal idéias, que, gerenciadas por 17 moderadores e depois de passar por filtros, para evitar redundâncias, podem ser votadas, adotadas ou melhoradas pelos usuários. É um enorme banco de dados que guarda, inclusive, as idéias rejeitadas, porque não se ajustam às necessidades daquele momento.

IH — A empresa estava redondinha antes da implementação?
OLEG — Não. Não havia metodologia implantada e nem controles da parte física das funções de TI. Isso tudo veio depois e ainda há coisas que estão sendo implantadas, no que diz respeito a gestão e governança. Mas a gente não podia criar sistema corporativo, para suportar o core business da empresa, sem avaliar a empresa. Afinal, somos engenheiros, biólogos, químicos, físicos. Então, fica difícil desenvolver ouvindo, apenas, as pessoas que descrevem casos de uso.

MÁRCIO — No HC, nós temos uma rede de 10 mil computadores nos nossos CPDs e em alguns datacenters. O principal tem 100 servidores, além de alguns outros, distribuídos pela instituição. No total, são 200 máquinas. O número de usuários da rede, a intranet, chega a 20 mil, aproximadamente, entre funcionários e alunos. O grande ambiente de colaboração é a conectividade propiciada pela Internet e as ferramentas que vieram depois dela. As páginas da Internet e intranet são utilizadas para relacionamento com os clientes, externos e internos. Nós distribuímos a estrutura de diretórios para que os clientes internos — funcionários, alunos e professores — pudessem colocar na rede, agendas, catálogos, manuais, documentos e relatórios, entre outras coisas. Hoje, a intranet tem mais de mil páginas e é toda setorizada. Isso funciona como portal de transparência: todos conseguem ver a documentação de todos os setores, se essa documentação, é claro, for compartilhada e estiver disponível para todos ou for acessível via login e senha. Estamos só começando a usar ferramentas de videoconferência. Mas já fizemos a transmissão de casos clínicos, tanto no Brasil quanto no exterior e damos suporte às sessões de videoconferência, para realizar reuniões que ligam executivos que trabalham em casa ou em todos os escritórios da empresa.

IH — A adesão à videoconferência, a esses wikis que vocês estão implementando tem sido tranquila? Afinal, você lida com muitos médicos e médico é, tradicionalmente, conservador.

MÁRCIO — De fato, a maior adesão é do pessoal da área administrativa, dos administradores, diretores e gestores. Os mais resistentes são mesmo os médicos. Eles usam muito pouco as ferramentas de colaboração, preferindo as ferramentas mais simples — as que permitem ver exames de laboratório, sistemas de radiologia digital, mandar e receber e-mail.

IH — A exemplo da Cetesb, há um grupo de gestores encarregado da gestão desse conteúdo?

MÁRCIO — É o Núcleo de Planejamento e Gestão. A TI fornece a ferramenta, toda a parte de infraestrutura tecnológica, o servidor, o controle de licenças, etc.

IH — Nesse núcleo há um representante da TI?

MÁRCIO — Não. Há uma coordenadora e os assistentes desse núcleo, que cuidam do conteúdo do modelo de gestão, assim como o Núcleo de Comunicação Institucional responde pela gestão de conteúdo da Internet e do portal de relacionamento externo. A TI apenas dá apoio.

RICARDO — A Secretaria de Comunicação cuida dos portais de governo na Internet e define as regras e as macropolíticas para o desenvolvimento desses portais, mas sempre com foco na comunicação, e não, especificamente, na tecnologia. Hoje, o governo do Estado é visível não apenas para quem é do mercado, mas, também, para o cidadão. Além do portal do governo, o governador está no Twitter. Há maior liberdade em todos os sentidos. Nós acreditamos que a colaboração se sustenta no tripé liberdade, relevância e conveniência. Ou seja, não adianta querer estabelecer ambiente de colaboração quando existe uma burocracia imensa impedindo que se entre nesse ambiente, para expor, estruturar e modelar informações.

FÁBIO — A Seads tem hoje em torno de 700 usuários. É uma secretaria pequena, tem estrutura pequena e orçamento pequeno. Em termos de ferramentas de colaboração, o que a gente conseguiu colocar no ar, nestes três anos, foi uma intranet. Dentro dela, estamos desenvolvendo o sistema de informações gerenciais, para que o secretário, o chefe de gabinete e o secretário adjunto tenham acesso rápido a informações de apoio à decisão. Paralelamente, tentamos implementar a gestão de processos, segundo o conceito de BPM (Business Process Management). A videoconferência faz parte dos nossos planos para este ano: a Seads tem 26 escritórios regionais e os deslocamentos são muito constantes, de custo muito elevado...

IH — Como é que vocês fazem a comunicação entre essas 26 regionais?

FÁBIO — Hoje, temos, basicamente, o e-mail. Mas também estamos trabalhando num fórum, dentro da intranet, para discutir temas relacionados à questão social. A intranet e o fórum foram soluções caseiras.
Acho que a maior barreira é a cultural. Às vezes, você traz uma tecnologia de ponta, de referência, mas a pessoa, que tem de fazer aquilo funcionar, ainda não está preparada. Eu diria que existe um paradoxo no governo, essa mentalidade de CPD e TI. Em algumas secretarias, não existe estrutura de TI formalizada.

ANDRÉ — Só estou há dez meses na Emplasa, vindo da iniciativa privada, com o desafio de olhar o ambiente atual e estruturá-lo, sem perder de vista o fato de a Emplasa ser produtora de informação; ou seja, de dados estatísticos e estratégicos para a tomada de decisão do governo e, eventualmente, até da iniciativa privada, porque alguns planos preveem, no futuro, a comercialização de informações. Na Emplasa, para falar em colaboração, nós tivemos de pensar na revisão da infraestrutura. Hoje, a intranet disponibiliza dados, acervo digital e o EmplasaGEO. Antes, eram projetos bastante pontuais, desenvolvidos pelas áreas de negócio. Mas houve, também, mudança de mentalidade: deixamos de ser entregadores de software e passamos a acompanhar o que o board decide, para oferecer as melhores tecnologias e equipamentos. Nosso papel é preparar o ambiente para que ele possa crescer gradativamente. O portal é bastante simples, mas carrega uma série de informações e conteúdos. Agora, trabalhamos na revitalização do portal de colaboração, com revisão da intranet, Internet e, principalmente, exploração das extranets. Isso dará às secretarias, autarquias e até municípios a oportunidade de ter os próprios ambientes, com dados específicos dos trabalhos realizados pelas diferentes áreas técnicas da empresa. Começamos outro projeto de um sistema que fará o mapeamento cartográfico de uma área de 248 mil quilômetros quadrados do Estado de São Paulo. O fornecedor vai prover o conteúdo –- imagens e dados cartográficos. Quando a gente fala de comunicação, a exigência do mercado externo é muito grande. O cidadão está cada vez mais acostumado a pesquisar no Google o que está disponível na secretaria X ou até um conteúdo mais específico como cartografia. O planejamento tem de ser bastante estruturado, para responder ao crescimento.

GIL — Na USP, escolhemos ferramentas que permitam às pessoas pensar coletivamente, porque, afinal, esse é o papel da universidade. Nós temos, de fato, uma visão muito clara do trabalho cooperativo. E acreditamos que é preciso dispor de ferramenta que permita às pessoas pensarem juntas. Repito: esse é o papel da universidade. As outras três dimensões em que trabalhamos são produção de conteúdos, interação e criação de ferramentas que, de novo, permitam apoiar o trabalho das pessoas. Assim, desenvolvemos uma solução, o Weld, software livre voltado para a criação de comunidades de aprendizagem. O sistema é aberto à USP inteira e cresceu sem que se tivesse feito nenhuma propaganda. Nós estamos chegando aos 19 mil usuários, entre alunos e professores, dos quais 5 mil conquistados nos últimos dois meses. É claro que há um limite, mas vamos chegar a 70 mil usuários. Hoje, são 360 comunidades, congregando desde alunos de um curso até a grande comunidade de servidores do Instituto de Física, por exemplo. Mas temos, também, as bibliotecas de conteúdos digitais. A de teses, de mestrado e doutorado, é, de longe, a mais acessada. Os últimos lançamentos foram as de cursos e obras raras. Mas o que nós gostaríamos é de criar na USP uma grande comunidade de aprendizagem, a partir de um banco ou de uma biblioteca de conteúdos digitais. Assim, chegaríamos à forma plena de trabalho cooperativo.

IH — Qual é a grande dificuldade quando se trata de implementar uma biblioteca de conteúdos digitais? A infraestrutura?

GIL — Em parte. Também tem a questão da ferramenta. Mas a grande dificuldade diz respeito à manutenção e à formação da equipe encarregada de alimentar o banco de dados e de moderar a discussão. Você precisa ter gente especializada. Quanto à ferramenta, a USP acabou de incorporar a ferramenta Big Size, que eu prefiro chamar de Very Big Size. Vocês devem saber que, recentemente o grande laboratório europeu (o LHC - Large Hadron Collider, o maior acelerador de partrículas do mundo) começou a operar dentro da faixa de energia na qual concebeu o acelerador. Pois bem: trata-se de um grande laboratório mundial, com trabalho de enorme interesse científico para a Física e a Astronomia... Lá nós temos cerca de 5 mil pesquisadores. Ora, era preciso criar alguma solução de apoio ao trabalho cooperativo, porque não dá para fazer reuniões presenciais com esse pessoal todo, disperso pelo mundo inteiro, na Índia, na China, no Brasil. Então, a Caltech, na Califórnia, com a colaboração do Cern, de Genebra, desenvolveu a ferramenta que se pode acessar via Google, o EVO (Enabling Virtual Organizations). Com isso, criam-se as bases para as organizações virtuais.

IH — Então os limites da infraestrutura não são um problema na USP?

GIL — Nós temos um datacenter e um serviço realmente 24 por 365. A USP é privilegiada, mas atende às necessidades, de fato. O sistema que permite aumentar o número de salas é o EVO.

IH — Grupos isolados devem gerar alguns conflitos no que se refere ao fluxo do conhecimento e gestão da tecnologia. A quem cabe intervir?

GIL — No nosso caso, seria a CTI em última instância. Mas existe o moderador, que é um docente do Instituto de Física. A gente tem de entender que o pessoal jovem contesta mesmo. Só interferimos se for uma coisa muito agressiva ou uma mentira deslavada. A primeira coisa para a qual se chama a atenção é que o indivíduo, antes de se manifestar, leia o Código de Ética da USP. Até hoje, só houve um incidente grave.

IH — Mas além da gestão do conteúdo ou do monitoramento do que é postado, há o fato de que várias comunidades adotam soluções tecnológicas próprias. Não existe integração?

GIL — Não. E nem diga isso na universidade: o pessoal vai ficar bravíssimo. (risos)
Quando se fala em governança de TI, nós temos um modelo completamente anárquico na ponta. E nós defendemos isso, na verdade: a liberdade acadêmica como princípio básico e fundamental.

ABELARDO — Minha secretaria agrega algumas empresas, a Sabesp, Cesp, DAEE (Departamento de Águas e Energia Elétrica), e também a Agência Reguladora de Saneamento e Energia do Estado de São Paulo. Mas, em si, é relativamente pequena e nós precisamos criar lá várias coisas. Nós temos um repositório de apresentações, feitas pelas diversas áreas e pela coordenadoria, textos, fotos, vídeos, etc. Então, criamos um banco de ideias e um fórum de discussão. Mas também desenvolvemos um portal para os conselhos de administração e um outro de documentos –- as atas e apresentações ficam todas ali, propiciando a troca de mensagens e colaboração entre os conselheiros. A nossa página da intranet recebe muita coisa, mas é tudo via e-mail, ainda. Mas existem vários projetos em fase de desenvolvimento, entre eles, os sistemas de informações de energia e de saneamento, para compartilhamento pelas demais secretarias e prefeituras. Essa troca de informações, a questão colaborativa, eu acho que precisa ter o ambiente propício, e é na criação dele que eu acredito estar a maior dificuldade, porque ferramentas existem.

LEONARDO — A Secretaria da Agricultura está presente em praticamente todos os municípios do estado. Temos escritórios em aproximadamente 500 municípios, o que nos deixa bastante descentralizados. Temos regionais que fazem a intermediação, mas, também, pessoas em muitos lugares. São cerca de 7 mil funcionários, muito espalhados. Se você for pensar em ferramentas colaborativas, coisa sofisticada, o preço fica exorbitante. Assim, usamos ferramentas livres. A secretaria integra seis grandes institutos de pesquisa. São muitas pesquisas, muitos dados e nós temos dificuldade de passar toda essa informação, que não está concentrada em um único lugar, para a população, para o agricultor, para quem precisa dela. Nós temos portais há muitos anos, temos intranet também, mas estava difícil fazer a comunicação com o produtor. A Web 2.0, com ferramentas praticamente gratuitas, facilitou as coisas. Em 350 dos 500 municípios, já implantamos o Intragov, que dá acesso à Internet. Nós criamos o Agricultor SP, participamos de vários blogs, estamos no Twitter, YouTube, Flicker, Facebook, Delicious. A gerência de tecnologia está trabalhando mais como fornecedora de infraestrutura. Pesquisadores não são muito fáceis, mas eles estão entendendo que se projetam com isso: as palestras circulam nos blogs. Em menos de um ano, multiplicamos por dez o acesso ao nosso portal, que estava lá... meio quietinho.

EDUARDO — No Coetic, o principal projeto, entre os corporativos, é o da rede Intragov. Todo mundo quer mais acesso, mais colaboração, mais participação, disponibilizar mais, acessar mais. E tudo isso tem de passar por algum lugar – pela rede. A Intragov opera com 16 mil linhas. Já é a maior rede do Estado, talvez do Brasil. Praticamente todos os órgãos de governo participam dela, com algumas exceções, que a gente está tentando eliminar. Também estão lá cerca de 200 prefeituras, que aderiram por vontade própria. Isso possibilita uma grande integração entre os órgãos. Mas a dificuldade é que os links foram dimensionados numa situação, em determinado momento, quando só se pensava em passar as aplicações daquela secretaria. Hoje, quando você começa a falar de acesso às redes sociais, a maioria dos órgãos não dispõe de links suficientes. Nós estamos tentando mudar isso.
Aproveitando a frase do Al Capone, você consegue muito mais com uma palavra amável e um decreto do que somente com uma palavra amável. A gente precisou perceber isso para realmente chegar ao ambiente compartilhado e colaborativo. Se você quer colaboração, precisa fazer com que o colaborador tenha amplitude de conhecimento sobre aquilo. Outra coisa que a gente recomenda é transparência: é preciso fazer com que exista sempre a confiança dos colaboradores. Em relação a métodos, o que a gente sempre recomenda é que se busquem alguns padrões. É preciso criar um glossário, para criar linguagem interna que todos compreendam. Muitas vezes, as diferenças de interpretação levam a situações que fogem ao controle.

RICARDO — A gente está hospedando os portais de governo. No começo da administração Serra, havia em torno de 1,5 milhão de acessos ao portal. Hoje, são 12 milhões por mês. É um número expressivo e que continua crescendo. A questão é se a gente vai continuar hospedando isso tudo ou se parte disso tem que ir para a nuvem. Nós temos de distribuir dentro dos limites da distribuição de carga. É a discussão do momento na Imprensa Oficial. Mas a preocupação, quando se fala de informações do governo, é o que pode ir para a nuvem e o que, mesmo sendo mais caro e com os limites da infraestrutura, a gente tem de manter em casa. A Secretaria de Gestão mantém blog no Blog Spot. Não tem problema nenhum: é um blog de comunicação, que fala sobre o dia a dia da secretaria. Mas a Secretaria de Segurança Pública não vai colocar os dados na nuvem, ambiente sobre a qual não se tem controle. Mas, para nós, que somos gestores, é muito difícil decidir o que vai para a nuven o que não vai.

IH — A propósito, como vocês estão lidando com a questão da segurança nos ambientes de colaboração?

FÁBIO — Tudo tem de ter gestão. Não adianta você imaginar colaboração, se não fizer uma gestão adequada. Quando o governo liberou, via decreto, o uso das ferramentas 2.0 pela totalidade dos funcionários, lá na Seads, o meu link simplesmente arriou. Graças à gestão, percebemos que em mais de 50% dos casos isso se devia às redes sociais, utilizadas para outros fins que não o trabalho. Nós tivemos de intervir, colocando filtro. O link voltou ao normal. Eu diria até que melhorou.

ANDRÉ — Na Emplasa, nesta semana, nossos links deram uma caída, fomos verificar e observamos que o YouTube estava sendo bastante acessado, em horário de expediente. Nós fizemos uma reunião, mostramos o relatório da Intragov e explicamos que há relação direta entre o nível de acesso e a limitação de infraestrutura.

IH — Como vocês resolveram na Cetesb o problema da segurança no portal de gestão de idéias?

OLEG — A Cetesb tinha infraestrutura fraca, link baixo e política de cerceamento do acesso à Internet. A razão das restrições era a segurança. Quando tivemos a oportunidade de modernizar a parte física, expandimos os links. Mas não temos problemas de segurança. Talvez pelo fato de o sistema ter sido sempre tão restritivo, quando você vai aliviando aos poucos, não há esse tipo de pressão, não existe abuso: as pessoas temem que o acesso volte a ser totalmente fechado.

ABELARDO — Nós estamos trabalhando com certificação digital, tanto do servidor quanto do usuário. Mas também está prevista a criação, nos ambientes colaborativos, de conselhos de administração como forma de exercer controle das pessoas.

IH — Vocês estão satisfeitos com a oferta dos fornecedores de ferramentas para ambientes de colaboração?

ANDRÉ — Nós temos o problema e apresentamos a nossa solução para o fornecedor. Ele tem de modelar a tecnologia ou modelar a solução dele de acordo com o que nós precisamos. Nas gestões anteriores da Emplasa era o processo inverso: o fornecedor apresentava aquilo que ele achava melhor e as pessoas acabavam comprando.
Nós conseguimos trazer tecnologia de custo bastante acessível e vamos colocar, na ponta, no cliente, o adaptador, que vai fazer a orquestração e a coordenação dos dados.

IH — O Coetic tem alguma recomendação nesse sentido?

EDUARDO — É preciso buscar soluções que tenham futuro. O fabricante ou fornecedor deve provar que investe na solução e vai conseguir dar suporte e responder às demandas futuras.

OLEG — Acho que o mais importante é a maneira como se empregam as ferramentas e como se faz a gestão participativa de uma área de tecnologia.